Huishoudelijk reglement Warm Opmeer

Huishoudelijk Reglement Stichting Warm Opmeer vastgesteld op 16-11-2023

Algemeen

Dit reglement is onafscheidelijk verbonden aan de statuten van stichting Warm Opmeer.
Het reglement is een uitwerking van de statuten. 

Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

De stichting: stichting Warm Opmeer gevestigd te Opmeer en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90376935.

De statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte van 26-05-2023 bij notariaat Potma te Haarlem. 

Doel: de in de statuten opgenomen doelstelling van de stichting, zoals dat verder is uitgewerkt in dit reglement.

Het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 4 van de statuten.

Participanten: vrijwilligers, die deelnemen aan en zich inzetten voor de uitvoering van de doelstellingen van de stichting Warm Opmeer.

Donaties: alle financiële middelen die de stichting ontvangt voor de uitvoering van haar doel.

Projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.

 

Artikel 1: Goed bestuur

Het bestuur handelt conform de uitgangspunten Goed bestuur zoals bedoeld in de WBTR:

1. Stichting belang

Het bestuur handelt altijd in het belang van de stichting.
 Dat houdt in dat bestuursleden handelen als bestuurder en niet als privépersoon, zowel intern (binnen de stichting) als extern (in relatie met derden).

2. Transparantie

Het bestuur handelt integer en transparant.
Dat betekent: oog hebben voor het belang van de stichting en inzicht geven in beslissingen.
De bestuursleden hebben zicht op elkaars taken en verplichtingen en houden in de gaten dat zij die goed en verantwoord uitvoeren.

3.  Effectiviteit

De inspanningen van het bestuur en participanten zijn gericht op de realisatie van de doelstelling van de stichting.

 4. Collegialiteit

De bestuurders zijn gemeenschappelijk verantwoordelijk voor goed bestuur: bestuursleden betrekken elkaar bij alle onderwerpen en informeren elkaar hierover tijdig en volledig.

 5. Openheid

Het bestuur streeft naar heldere communicatie, de bestuursleden zijn bereikbaar voor participanten en andere relaties van de stichting.

6. Zorgvuldigheid

Het bestuur neemt geen besluiten die strijdig zijn met de wet, de statuten, interne reglementen en interne afspraken.

 7. Respect

Het bestuur handelt te allen tijde zorgvuldig, integer en correct jegens elkaar.

 8. Conflict

In geval van een conflict benadert het bestuur alle betrokkenen integer en beoordeelt objectief.
 Het bestuur handhaaft vanuit het belang van de stichting en is transparant over het gevoerde beleid.

 9. Privacy

Het bestuur gaat zorgvuldig om met de privacy van de bestuursleden en andere betrokkenen.

 10. Financiële verantwoordelijkheid

Het bestuur gaat bewust om met stichtingsgelden en zal dat zo goed mogelijk inzetten om de afgesproken doelen te bereiken.

Het bestuur gaat geen (financiële) verplichtingen aan namens de stichting, waarvan bekend is dat de stichting die niet kan nakomen. 

 11. Risico’s

Het bestuur gaat bewust om met risico's voor de stichting en streeft ernaar die te minimaliseren.

 

Artikel 2: Het Bestuur

  1. Het bestuur benoemt uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.
  2. Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur.
  3. De penningmeester wordt gecontroleerd door een kascommissie.
  4. In een kascommissie hebben zitting 2 personen bestaande uit bestuursleden of participanten m.u.v. de penningmeester.

 

Artikel 3: Taken en bevoegdheden van bestuur

  1. Het bestuur
    1. Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting Warm Opmeer;
    2. Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in o.a. statuten, vastgestelde reglementen, algemene voorwaarden, jaarbegrotingen en jaarlijkse bestuurlijke en financiële verantwoordingen;
    3. Monitort de uitvoeringsactiviteiten van de stichting Warm Opmeer op basis van periodieke voortgangsrapportages van de coördinator Warm Opmeer.
  2. De voorzitter:
    1. Heeft algemene leiding van de stichting;
    2. Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
    3. Overlegt met officiële instanties;
    4. Geeft leiding aan het bestuur;
    5. Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden en participanten.;
    6. Ziet erop toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en eigen reglementen;
    7. Coördineert en stuurt bestuursactiviteiten;
    8. Monitort de uitvoeringsactiviteiten van de stichting;
    9. Ziet erop toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.
  3. De secretaris: 
    1. Stelt in overleg met de voorzitter de agenda voor elke vergadering op;
    2. Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal is vermeld:
      • De datum, tijd en plaats van de vergadering;
      • De aanwezige en afwezige bestuursleden;
      • De aanwezige participanten;
      • De genomen besluiten;
      • De gemaakte afspraken;
      • Wie welke actie per datum onderneemt;
      • Wanneer er geen overeenstemming is over een besluit, worden ook de bezwaren van de bestuursleden en participanten genotuleerd.
    3. Stelt het niet-financiële deel van het jaarverslag op;
    4. Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
    5. Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden of participanten in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
    6. Vraagt digitaal Verklaringen omtrent het Gedrag aan voor de betrokken bestuursleden en participanten en bewaakt de voortgang daarvan;
    7. Draagt zorg voor ondertekening door alle aangesloten bestuursleden en participanten van onze gedragscode;
    8. Monitort de uitvoeringsactiviteiten van de stichting;
    9. Zorgt ervoor dat alle informatie voor het bestuur beschikbaar is;
    10. Archiveert alle relevante documenten.
  4. De penningmeester: 
    1. Voert de financiële administratie;
    2. Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
    3. Beheert de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
    4. Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
    5. Bij declaraties worden bonnen/facturen overlegd tenzij er een bestuursbesluit aan ten grondslag ligt;
    6. Monitort de uitvoeringsactiviteiten van de stichting;
    7. Maakt het financiële jaarverslag en de begroting;
    8. Verzorgt een jaarlijkse kascommissie;
    9. Ondersteunt de jaarlijkse kascommissie;
    10. Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.

Artikel 4: Procedure benoeming bestuur 

  1. Ontstaat een vacature dan kunnen nieuwe kandidaten door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen.
  2. Werving kan ook plaatsvinden met advertenties, headhunters of andere netwerken, een en ander per vacature te besluiten door het bestuur.
  3. Nieuwe bestuursleden worden benoemd door het bestuur of na schriftelijke verkiezing.
  4. Kandidaat-bestuursleden moeten bij de benoeming in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan het zittende bestuur hebben gestuurd.

Artikel 5: Aansprakelijkheid van het bestuur

  1. Alle bestuursleden worden bij aantreden goed geïnformeerd over de (hoofdelijke) aansprakelijkheid die kan ontstaan als gevolg van hun positie als bestuurslid.
  2. Elk bestuurslid handelt volgens de wet, statuten, huishoudelijk reglement, gedragscode, algemene voorwaarden en andere bestuursreglementen.
  3. Elk bestuurslid blijft bij het uitvoeren van bestuurstaken binnen de bevoegdheden van het bestuur.
  4. De stichting heeft een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering via de vrijwilligersverzekering van de gemeente Opmeer.

Artikel 6: Coördinator(en)

  1. Het bestuur kan een of meerdere coördinatoren benoemen.
  2. Het bestuur stelt de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van coördinator(en) vast.
  3. Coördinatoren:
  1. Zijn participanten in de stichting Warm Opmeer; 
  2. Kunnen als participant deelnemen aan de bestuursvergaderingen;
  3. Kunnen het bestuur gevraagd en ongevraagd adviseren;
  4. Ontvangen aanvragen voor energieadvies;
  5. Plannen de inzet van energiecoaches n.a.v. aanvragen energieadvies. 

Artikel 7: Energiecoaches

  1. Zijn participanten in de stichting Warm Opmeer; 
  2. Kunnen als participant deelnemen aan de bestuursvergaderingen;
  3. Kunnen het bestuur gevraagd en ongevraagd adviseren;
  4. Zijn participant, echter geen lid van het bestuur van de stichting Warm Opmeer;
  5. Zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van energieadviezen van de stichting Warm Opmeer aan inwoners van de gemeente Opmeer.

Artikel 8: Vergaderingen van het bestuur

  1. Het bestuur vergadert ten minste viermaal per jaar.
  2. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien een der bestuursleden of participanten hierom verzoekt.
  3. Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. 
  4. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
  5. Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen.
     Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
  6. Een keer per jaar, in de bestuursvergadering van het eerste kwartaal bespreekt, controleert en evalueert het bestuur alle afspraken zoals vastgelegd in de statuten, dit reglement en de overige reglementen.

Artikel 9: De agenda en notulen

  1. Bestuursleden en participanten kunnen voor de vergadering agendapunten bij de secretaris inbrengen.
  2. De secretaris stelt i.o.m. de voorzitter de concept agenda op. 
  3. De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 3 dagen voor aanvang van de vergadering aan bestuur en participanten;
  4. Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld.
     Bestuursleden en participanten hebben hierbij de mogelijkheid agendapunten aan de agenda toe te voegen, te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
  5. De secretaris zorgt voor verslaglegging van de besluiten genomen in de vergadering in conceptnotulen.
  6. De conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.
  7. De notulen van het bestuur worden door zorg van de secretaris gedurende t.m. 8 jaar gearchiveerd. 
  8. Alle bestuursdocumenten zijn beschikbaar voor de bestuursleden in een digitaal archief.

Artikel 10: Inbreng tijdens de vergadering

  1. Van bestuursleden en participanten wordt een actieve inbreng verwacht.
  2. Ideeën van bestuursleden en participanten zijn welkom en worden besproken tijdens de vergadering of doorgeschoven naar een volgende vergadering.
  3. Het bestuur en participanten kunnen de voorzitter vragen andere personen toe te laten tot de vergadering.
    Deze personen hebben geen stemrecht.
     De voorzitter neemt een beslissing over de toelating. 

Artikel 11: Tegenstrijdig belang

  1. Als een bestuurslid of participant vermoedt dat er sprake zou kunnen zijn van tegenstrijdig belang meldt hij/zij dat direct aan de bestuursleden.
     Het bestuurslid of participant deelt alle relevante informatie over het mogelijke tegenstrijdige belang met alle bestuursleden.
  2. Als dat blijkt in vergadering wordt dat genotuleerd, en ook hoe het bestuur er mee om is gegaan.
     Tevens worden vastgelegd in notulen wat de overwegingen zijn geweest die aan het besluit ten grondslag lagen;
  3. Notulen worden in dit geval ondertekend door voorzitter en notulist;
  4. Extra aandacht is nodig bij:
      1. Het aangaan van een financiële overeenkomst tussen de stichting enerzijds en een bestuurslid of participant en/of diens relaties anderzijds.
      2. Het vaststellen van de vergoeding aan een bestuurslid of participant;
  5. Bij een tegenstrijdig belang neemt dat bestuurslid of participant niet deel aan de overleggen en besluitvorming bij dat onderwerp.

Artikel 12: Ontstentenis en belet

  1. Belet is tijdelijke afwezigheid van een bestuurslid;
  2. Er is sprake van belet wanneer een bestuurslid gedurende langere tijd niet fysiek bij de vergadering kan zijn vanwege ziekte, verblijf elders of schorsing;
  3. Er is geen sprake van belet wanneer een bestuurslid in geval van ziekte of vakantie wel online aanwezig kan zijn bij de vergadering;
  4. Bestuursleden melden zo snel mogelijk wanneer zij (verwachten) langer dan 14 dagen afwezig zijn;
  5. Er is sprake van ontstentenis wanneer een bestuurslid overleden, afgetreden of ontslagen is.
     Er is dan dus een vacature binnen het bestuur.

 Artikel 13: Royement

Een bestuurslid of participant kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder of participant daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.

 Artikel 14: Communicatie

Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:

  1. Participanten;
  2. Gemeente Opmeer;
  3. Donateurs, sponsoren en andere organisaties;
  4. De media;
  5. De overheid.

Alle communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de voorzitter en op diens aangeven ook met de secretaris.

 Artikel 15: Inkomsten: donaties, subsidies

  1. Legaten en erfstellingen kunnen uitsluitend onder voorbehoud van beschrijving worden geaccepteerd door het bestuur;
  2. Te ontvangen subsidies kunnen uitsluitend worden aangevraagd na goedkeuring door het bestuur;
  3. Hierbij is duidelijk aangegeven welke eventuele verplichtingen er voor de stichting aan de te ontvangen subsidie zijn verbonden;
  4. Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting.
     De stichting heeft geen kas met contanten;
  5. Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en kunnen zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven.

 Artikel 16: Praktische afspraken financieel beheer

  1. De penningmeester heeft volledige toegang tot online bankieren en beschikt over een bankpas;
  2. De voorzitter heeft toegang tot online bankieren om bij ontstentenis van de penningmeester betalingen te kunnen doen.
  3. Het bestuur hanteert het vier-ogen-principe bij uitgaven boven € 500.
     De voorzitter gaat akkoord met deze overboeking via een schriftelijk akkoord per mail (te bewaren bij de boekhouding). 
  4. Naast de penningmeester heeft de secretaris inzage in de actuele financiële stand van zaken.
  5. De stichting kent geen contant geldverkeer.
  6. Bij uitgaven boven € 1.000 stelt het bestuur vooraf richtlijnen vast hoe te handelen met offertes e.d.
     Deze afspraken en de uitwerking daarvan wordt vastgelegd in de notulen.
  7. De penningmeester beheert het overzicht van verzekeringen.
  8. Een keer per jaar bespreekt het bestuur de risico’s die de stichting loopt, of deze te verzekeren zijn of moeten en of de huidige verzekeringen nog voldoen.

 Artikel 17: Vergoedingen

  1. Bestuursleden, coördinatoren en participanten krijgen geen vergoeding voor hun bestuurstaken;
  2. Het bestuur stelt jaarlijks de tarieven voor energieadviezen vast in de tarievenlijst van de stichting;
  3. Vergoedingen voor uitgevoerde energieadviezen vallen toe aan de betreffende energiecoach c.f. de tarievenlijst van de stichting;
  4. Onkosten en vergoedingen worden vergoed op basis van het declaratieformulier van de stichting, de actuele tarievenlijst van de stichting Warm Opmeer, te overleggen bonnen/facturen, dan wel op grond van een bestuursbesluit.
  5. Vergoedingen worden door de stichting per kwartaal uitgekeerd.

Artikel 18: Slotbepaling

In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.